Oricine lucrează în industria imobiliară și își poate îndeplini visul de a lucra pe cont propriu se gândește să înființeze o companie de administrare a proprietăților – și are șanse mari să o facă: cererea este mare, deoarece în multe orașe germane a izbucnit un boom imobiliar, iar fiecare clădire de apartamente finalizată dorește să fie administrată în mod corespunzător și competent.

În acest articol vă explicăm

1. ce trebuie să știți pentru a înființa o companie de administrare a proprietății,
2. care sunt cerințele legale care trebuie îndeplinite și
3. cum să vă pregătiți cel mai bine pentru a lucra pe cont propriu.
   În cele din urmă, Frauke , care și-a început propria afacere ca administrator de imobile în urmă cu nouă ani, vă împărtășește experiențele sale și vă dezvăluie trei sfaturi importante care vă vor facilita intrarea în acest domeniu profesional interesant.

Pentru a începe: Ce face mai exact un manager de proprietate?
O companie de administrare a proprietății scutește proprietarii sau comunitățile de moștenitori și asociațiile de proprietari de condominiu de povara administrării locuințelor lor. Aceștia se asigură că acestea sunt menținute în stare bună și gestionate cu succes.

Sarcinile zilnice sunt ample și solicitante. Iată o mică selecție:

Sarcini de gestionare a afacerii

Înregistrarea și monitorizarea chitanțelor de chirie
Dunning
Gestionarea fondurilor (comunale)
Verificarea facturilor
Întocmirea unui plan economic anual
Întocmirea conturilor de costuri de încălzire și de exploatare

Sarcini tehnice

Înregistrarea valorilor de consum (încălzire, electricitate, apă)
Planificarea, atribuirea și monitorizarea lucrărilor de întreținere
Obligația de a asigura siguranța (de exemplu, măsuri de protecție împotriva incendiilor)
Instruirea meseriașilor, grădinarilor și îngrijitorilor

Sarcini juridice

Respectarea legislației privind închirierea și a altor cerințe legale
Încheierea și rezilierea contractelor de închiriere
Predarea și acceptarea apartamentelor
Anunțarea și aplicarea creșterilor de chirie
Procesarea reducerilor de chirie

Sarcini organizatorice

Gestionarea reclamațiilor
Convocarea și prezidarea adunării proprietarilor din condominiu
Circulare, anunțuri și informații pentru chiriași și membrii WEG
Negocieri cu autoritățile (de exemplu, Oficiul pentru protecția monumentelor istorice, Oficiul de asistență socială).
Prezența la întâlnirile locale și în instanță
Selecția de noi chiriași

Am nevoie de instruire?
Legea nu impune o calificare specifică pentru înființarea unei societăți de administrare a proprietății. Puteți să vă înființați propria afacere în acest domeniu chiar și fără formare profesională. Dar, bineînțeles, este mai ușor să le dovedești clienților tăi expertiza ta profesională dacă ai o educație în afaceri (imobiliare) sau o diplomă în domeniul imobiliar.

Alternativ, puteți urma diverse cursuri la Camera de Comerț și Industrie sau la Academia Germană de Imobiliare pentru a dobândi expertiza necesară. Dar nu veți putea acoperi în acest mod întreaga gamă de cerințe pentru gestionarea proprietății. Prin urmare, este recomandabil să obțineți o perspectivă mai profundă asupra domeniului profesional printr-un stagiu sau prin angajarea într-o companie de gestionare a proprietății. Dacă ați lucrat deja într-o companie de administrare a proprietății, știți cum sunt procesele de lucru și sunteți familiarizat cu întrebările tipice. Un plus.

Cerințe personale
Dacă doriți să înființați o societate de administrare a proprietății, trebuie să aveți cunoștințe de proceduri administrative și contabile, precum și de aspecte juridice și tehnice. Această profesie necesită, de asemenea, tact și diplomație, deoarece gestionarea proprietății implică, de obicei, mai multe părți care pot avea interese contradictorii.

Veți beneficia, de asemenea, de abilități sociale bine dezvoltate în comunicarea cu comercianții, cu care va trebui să aveți de-a face în mod repetat în timpul întreținerii și renovării locuințelor pe care le administrați. Pentru a putea negocia cu ei pe picior de egalitate și pentru a nu fi păcălit, trebuie să aveți o anumită înțelegere tehnică.

Gestionarea, consilierea, medierea – sarcinile unui manager imobiliar sunt multe și variate. Dacă nu vă simțiți în largul vostru în toate domeniile, puteți face echipă cu persoane care vă completează abilitățile: fie ca parteneri de afaceri, fie ca angajați care să vă înlocuiască în domeniile în care nu vă simțiți atât de confortabil.

Indiferent dacă vă ocupați de proprietari individuali sau de condominii întregi – cu cât îi scutiți de mai multe probleme, cu atât vor fi mai fericiți. Acest lucru presupune să recunoașteți conflictele din timp și să le rezolvați, dar și să adoptați o poziție proactivă în reprezentarea propriului punct de vedere.

Cerințe legale: Iată ce trebuie să aveți în vedere
Sarcina unui administrator de imobile este de a gestiona proprietățile altora. Aceasta este o mare responsabilitate, mai ales că uneori implică valori foarte, foarte mari. Prin urmare, legea reglementează în mod clar sarcinile și îndatoririle unui administrator de proprietate.

Din 2018, există o nouă reglementare privind licențele profesionale. De atunci, administratorii de imobile trebuie să obțină o licență în conformitate cu Legea privind reglementarea comerțului, comerțului și industriei (Gewerbeordnung) – deși această cerință de licență nu este legată de un certificat de expertiză. Așadar, orice persoană din Germania poate înființa o societate de administrare a proprietății, atât timp cât sunt îndeplinite următoarele cerințe:

asigurare de răspundere civilă profesională
formare continuă periodică (20 de ore în trei ani)
dovada fiabilității dumneavoastră și a unei situații financiare ordonate
De îndată ce îndepliniți aceste criterii, vă puteți înregistra societatea de administrare a proprietății la autorități. Deoarece este vorba de o activitate comercială, este responsabil biroul comercial local.

Faptul că administrați un condominiu sau o clădire de apartamente face o mare diferență – în activitatea dumneavoastră zilnică și în fața legii. În primul caz, sunteți responsabil pentru reconcilierea dorințelor proprietarilor de apartamente individuale. În cel de-al doilea caz, reprezentați interesele proprietarului (proprietarilor) (sau ale unei comunități de moștenitori) și mediați între aceștia și chiriași.

Dacă sunteți însărcinat de o asociație de proprietari de condominiu (WEG), sarcinile dumneavoastră sunt reglementate cu precizie în Legea privind condominiul. Printre altele, sunteți obligat să…

… să pună în aplicare rezoluțiile CEW

… asigură întreținerea clădirii,

…. să pregătească și să prezideze ședințele proprietarilor și să îi invite în timp util,

… să reglementeze finanțele și tranzacțiile monetare ale COA,

… să elaboreze un plan de afaceri și

… să organizeze o asigurare adecvată de incendiu și de răspundere civilă pentru condominiu.

Prin lege, sarcinile administrației WEG nu pot fi limitate. Cu toate acestea, se poate conveni asupra unor sarcini suplimentare. Acestea sunt prevăzute într-un contract de gestionare pe care îl încheiați cu WEG.

Dacă administrați clădiri de apartamente, drepturile și obligațiile dumneavoastră sunt în mare parte aceleași, dar pot fi negociate individual între proprietar și administrator.

Planul de afaceri: O bază importantă
Cu un plan de afaceri puteți afla dacă sau când va fi profitabilă administrarea proprietății dumneavoastră. Chiar dacă piața promite perspective bune pentru întreprinzătorii din acest domeniu, înființarea unei companii de administrare a proprietăților nu este un lucru de la sine înțeles.

În planul de afaceri, vă ocupați în mod sistematic de modul în care funcționează concurența în locația dvs., de modul în care vă puteți poziționa pe piață și de modul în care doriți să câștigați și să păstrați clienții. Calculați costurile și veniturile lunare și stabiliți cât de mulți bani trebuie să investiți pentru a face afacerea să funcționeze.

Oferta și propunerea unică de vânzare: Care este specializarea dumneavoastră?
Un punct important în planul de afaceri este poziționarea, adică ce gamă de servicii doriți să oferiți și cum doriți ca afacerea dvs. de administrare a proprietății să se diferențieze de concurență. Pentru a afla mai multe despre concurenții dumneavoastră, este util să efectuați o analiză a concurenței.

Una dintre primele întrebări pe care ar trebui să vi le puneți este: doriți să vă specializați mai mult în managementul complexelor rezidențiale (managementul WEG) sau în clădiri de apartamente? Dacă vă puteți imagina că puteți consilia membrii individuali ai unei asociații de proprietari, că puteți sprijini procesul decizional al acestora și că puteți prelua în numele lor gestionarea comercială și tehnică a proprietății comune, atunci sunteți pe mâini bune în acest domeniu. Administrarea condominiului poate fi o muncă foarte satisfăcătoare, dar trebuie să știți că multe dintre întâlniri, de exemplu, ședințele proprietarilor, au loc seara, deoarece majoritatea membrilor sunt implicați în activitatea lor în timpul zilei. În domeniul managementului de condominii, însă, îți va fi mai ușor să găsești locuri de muncă, deoarece piața este mai flexibilă.

Dacă vă vedeți mai degrabă ca un fel de partener de luptă pentru proprietarii individuali, ajutându-i să își întrețină și să își administreze proprietatea, specializarea în administrarea clădirilor de apartamente poate fi o sarcină atractivă. Apoi, pe lângă cunoștințele comerciale și tehnice, sunt deosebit de necesare abilitățile de negociere, deoarece vă aflați efectiv între cele două fronturi și trebuie să asigurați un echilibru între chiriaș și proprietar. Pentru chiriași, sunteți primul punct de contact pentru toate întrebările și problemele legate de apartamente.

În orice caz, veți câștiga puncte în fața potențialilor clienți cu un grup de meseriași de încredere. Dacă aveți relații bune cu meseriașii, nu ar trebui să le puneți în pericol doar pentru că o altă companie vă face o ofertă mai ieftină. În vremuri în care deseori trebuie să așteptați luni de zile pentru reparații importante, contactele de încredere valorează greutatea lor în aur – și pot fi un aspect central al beneficiilor pe care le promiteți clienților prin gestionarea proprietății dumneavoastră.

În general, un serviciu peste medie este un mijloc dovedit de atragere și de păstrare a clienților: Indiferent dacă gestionați proprietari individuali sau condominii întregi – cu cât îi scutiți de mai multe probleme, cu atât mai fericiți vor fi. Acest lucru presupune să recunoașteți la timp conflictele și să le rezolvați, dar și să vă reprezentați punctul de vedere în mod ofensiv. Clienții dvs. nu trebuie să vă urmeze propunerile, dar ar trebui să aibă șansa de a ține cont de argumentele dvs. atunci când iau decizii.

Cât de importantă este locația pentru o companie de management imobiliar?
Administratorii de proprietăți sunt necesari oriunde există ansambluri de locuințe sau clădiri de apartamente, adică în special în zonele urbane. Situația locală de pe piața imobiliară joacă un rol secundar în acest caz – chiar dacă cererea va fi probabil mai mare în orașele aflate în plină expansiune, deoarece este nevoie de noi administratori de proprietăți atunci când sunt ocupate locuințe nou construite.

Este important de știut că activitățile unei companii de administrare a proprietății necesită o prezență regulată la fața locului. Pe lângă munca de birou, pe agenda de lucru se află întotdeauna întâlniri la fața locului: fie că este vorba de o inspecție a unui apartament, de o vizită la persoane interesate de un apartament sau de o întâlnire pe un șantier. Prin urmare, este dificil sau imposibil să gestionați casele clienților dumneavoastră de la distanță sau din locații foarte dispersate.

E greu să începi
Deoarece fiecare proprietate pe care o gestionați necesită multă atenție în primele câteva luni, nu trebuie să vă copleșiți cu prea multe sarcini noi în același timp. Creșteți încet. Dacă vă faceți bine treaba, casele dvs. vor deveni din ce în ce mai puțin solicitante în timp. Atunci veți avea capacități libere pentru noi provocări.

Pentru fiecare nou loc de muncă, gândiți-vă la o strategie pe termen lung pentru proprietatea în cauză. Acest lucru nu numai că vă va face clienții fericiți, dar vă va scuti și de o mulțime de probleme. O casă de închiriat sau un condominiu bine administrat nu prea are motive de plângeri – ceea ce înseamnă mai puțin stres pentru dumneavoastră.

Diferite modalități de a atrage clienții
Căutarea unei companii de administrare a proprietății începe adesea pe internet. Prin urmare, nu trebuie să subestimați importanța site-ului web al companiei dumneavoastră și a optimizării pentru motoarele de căutare (SEO)/marketingului pentru motoarele de căutare – bineînțeles, în conformitate cu Regulamentul european privind protecția datelor (GDPR). Asigurați-vă că site-ul dvs. are un design modern și clar și nu îl supraîncărcați: evidențiați doar cele mai importante puncte ale ofertei dvs. (cuvânt cheie: propunere unică de vânzare!) și renunțați la detalii. Acest lucru menține, de asemenea, efortul de întreținere la un nivel scăzut.

Un afișaj bine vizibil al companiei vă poate aduce, de asemenea, comenzi: Deoarece proximitatea este importantă, poate fi foarte bine ca potențialii clienți să caute în mod special companii de administrare a proprietății în vecinătatea locuințelor lor.

În cele din urmă, crearea de rețele este o bază importantă pentru a obține noi locuri de muncă. Există multe evenimente legate de industrie unde vă puteți împărți cărțile de vizită. Nu uitați de mediul privat: de îndată ce calea spre munca pe cont propriu este clară, ar trebui să vă anunțați planurile cu orice ocazie – poate cunoașteți pe cineva care cunoaște pe cineva care caută o firmă dedicată managementului imobiliar – și veți avea primul contract important în buzunar.

Care sunt costurile?
Puteți înființa o companie de gestionare a proprietății cu o investiție relativ mică. Practic, un laptop, un telefon și un birou în biroul de acasă sunt tot ceea ce aveți nevoie pentru a vă începe propria afacere.

În plus, există posibile taxe notariale (dacă doriți să înființați o societate cu răspundere limitată sau dacă aveți nevoie de consultanță juridică), taxele de înregistrare a gestionării proprietății la Oficiul de Licențe Comerciale (care costă, de obicei, maximum 60 EUR) și un buget inițial de marketing pentru designul antetului, al cărților de vizită, al semnului companiei și al site-ului web.

În timp ce investiția inițială este rezonabilă, costurile de funcționare din primele etape vă pot eroda rapid economiile. Nu uitați că trebuie să plătiți primele de asigurare, contribuțiile la Camera de Comerț și, nu în ultimul rând, propriile cheltuieli de întreținere, chiar dacă nu aveți nicio comandă sau doar câteva.

Din păcate, mulți antreprenori se împiedică în acest punct. Își estimează prea devreme costurile prea mici și veniturile prea mari. Aici devine evidentă importanța planului de afaceri: în acesta, calculați exact câte cheltuieli aveți în fiecare lună (profesionale și private) și puteți folosi aceste cifre pentru a estima câte apartamente ar trebui să administrați și la ce preț pentru a putea trăi din administrarea proprietății.

Găsiți forma juridică potrivită
Există mai multe forme juridice pe care le puteți alege pentru afacerea dvs. de administrare a proprietății. În funcție de situația dumneavoastră și de obiectivele afacerii dumneavoastră, este important să alegeți cea mai potrivită opțiune. Este posibilă și destul de frecventă schimbarea ulterioară a formei juridice.

Cel mai simplu este să vă înființați compania de administrare a proprietății ca întreprindere individuală. Apoi, tot ce trebuie să faceți este să vă înregistrați compania la biroul de licențe comerciale. Nu aveți nevoie de capital social, iar la sfârșitul anului de activitate trebuie doar să prezentați o declarație de venituri excedentare pentru a vă determina profiturile. Dezavantajul unei întreprinderi individuale este că sunteți pe deplin răspunzător cu toate activele dumneavoastră.

Pentru a limita riscul de răspundere, vă puteți înființa societatea de administrare a proprietății ca o societate cu răspundere limitată. Acest lucru este posibil și dacă vă instalați singur. Cu toate acestea, chiar și constituirea acestei forme juridice este relativ complicată și implică costuri ridicate. Pe lângă taxele notariale și de consultanță, trebuie să contribuiți cu un capital social de cel puțin 25.000 de euro la societatea cu răspundere limitată. Și chiar și mai târziu, această formă juridică rămâne destul de costisitoare, de exemplu în ceea ce privește evidența contabilă și contabilitatea. Pe de altă parte, riscul de răspundere este limitat la capitalul social vărsat.

O alternativă la GmbH este Unternehmergesellschaft (UG), care poate fi înființată cu un singur euro de capital social. Capitalul social este apoi economisit din profiturile obținute de-a lungul anilor. Ulterior, societatea poate fi transformată într-o societate cu răspundere limitată (GmbH).

Pe platforma de pornire veți găsi un instrument practic de căutare a formelor juridice și instrucțiuni clare, pas cu pas, pentru crearea diferitelor forme juridice.

Ce trebuie să știți despre asigurări
În Germania, nu mai aveți voie să înființați o societate de administrare a proprietății fără asigurare de răspundere civilă profesională. Acoperă – la fel ca asigurarea de răspundere civilă privată – daunele pe care le provocați accidental unor terțe părți prin exercitarea profesiei dumneavoastră. Asigurați-vă că sumele de acoperire sunt suficiente. Dacă suma minimă prevăzută de lege de 500.000 EUR este suficientă sau nu depinde în primul rând de numărul și de valoarea locuințelor pe care le administrați.

În plus, nu trebuie să uitați de asigurările sociale pentru angajații dumneavoastră și, nu în ultimul rând, trebuie să vă gândiți din timp la asigurările private în caz de boală și la bătrânețe.

Impozite: Care dintre ele sunt relevante?
Ce impozite sunt relevante pentru societatea dumneavoastră de administrare a proprietății depinde, printre altele, de venitul dumneavoastră anual și de forma juridică pe care ați ales-o. Cel mai bine este să solicitați sprijinul unei firme de consultanță fiscală care este familiarizată cu gestionarea proprietăților și a bunurilor imobiliare.