Cum se scrie o factura in Germania: Tipps & Exemple
Ce trebuie să apară pe o factură corectă? Vă prezentăm modele și exemple de facturi în Word și Excel. Dacă doriți să creați o factură, vă recomandăm să folosiți un software bun de facturare.
1. Creați prima factură: Excel, Word, Software
Ați câștigat primul client și acum vreți să scrieți o factură? Aveți aici 3 opțiuni:
Facturare prin intermediul unui software
Cu ajutorul unui software, puteți crea o factură adecvată în doar câteva clicuri.
Factura în Excel
Model de factură în Excel pentru descărcare. De asemenea, cu varianta pentru micii întreprinzători.
Factura în Word
Șablon Word pentru o factură de descărcat. În 4 variante pentru a crea factura.
Pe lângă software, există generatoare de facturi online care pot fi folosite pentru facturare. Vă arătăm în tabelul următor care este cea mai bună alternativă. Rețineți că nu doar crearea documentului de factură reprezintă muncă. Înainte de factură se creează adesea o oferta de preț, iar uneori facturile trebuie anulate. De asemenea, consumatoare de timp sunt și procesele de reconciliere a plății, dacă factura a fost plătită, sau procesul de reclamație, dacă factura nu a fost plătită. În plus, consilierul fiscal dorește înregistrări contabile lunare, biroul fiscal solicită facturi în cadrul unui audit, iar toate persoanele care desfășoară activități independente și companiile trebuie să păstreze facturile timp de 10 ani.
2. Reglementări legale:
Antreprenorii și fondatorii trebuie să cunoască aspectele legale atunci când scriu o factură. În primul rând, există biroul fiscal, care se ocupă de TVA și de impozitarea profitului. Prin urmare, în această secțiune veți afla cele mai importante lucruri despre:
| Nr. | Componentă obligatorie | Explicație |
|---|---|---|
| 1. | Nume emitent | Denumirea și adresa societății prestatoare |
| 2. | Destinatarul facturii | Denumirea societății și adresa destinatarului facturii |
| 3. | Numărul de identificare fiscală / numărul de identificare TVA | Numărul de identificare fiscală este obligatoriu. Numărul de identificare TVA. Nr. este necesar pentru livrările către alte țări din UE. |
| 4. | Specificații pentru factură | Aceste informații arată clar că documentul este o factură. În cazul în care documentul este o notă de credit, documentul trebuie să conțină mențiunea “notă de credit”. |
| 5. | Data facturării | Aceasta este data la care a fost creată factura. |
| 6. | Număr de factură | Fiecare factură are nevoie de un număr de factură unic. În mod ideal, factura ar trebui să fie numerotată consecutiv. |
| 7. | Data/perioada de execuție | Se referă la momentul livrării sau la perioada în care a fost furnizat un serviciu, de exemplu, ca parte a unui proiect. |
| 8. | Articolele din factură | Tipul de bunuri/servicii; cantitatea; prețul unitar net; rata taxei pe vânzări pentru fiecare articol din factură, prezentată ca taxă pe valoarea adăugată (TVA); prețul total pentru fiecare articol din factură. |
| 9. | Valoarea netă a facturii | Totalul facturii la care se adaugă TVA. |
| 10. | Taxa pe valoarea adăugată totală | Totalul (totalurile) TVA indicat(e) în funcție de cota de TVA (19%, 7% etc.) |
| 11. | Suma brută / suma de plată | Valoarea netă a facturii + taxa pe valoarea adăugată (TVA): Aceasta este suma pe care clientul trebuie să o plătească. |
| 12. | Termen de plată | Termenul limită de plată până la care trebuie plătită factura. În cazul în care s-a convenit o reducere, perioada de reducere trebuie indicată aici. |
Alte detalii utile sunt, desigur:
- datele bancare
- detalii despre directorul general sau proprietarul societății
- înscrierea în registrul comerțului, dacă este disponibilă
- Numărul de telefon și adresa de e-mail pentru întrebări, adresa web
Este recomandat să aveti un design frumos al facturii, cu IC și culorile corporative ale firmei. Acest lucru se datorează faptului că designul facturilor este, de asemenea, parte a marketingului sau al identității brand-ului.
Daca doriti un design de facturi va recomandam partenerul nostru: Deutschline Solutions UG
2.1 Reguli GOBD pentru facturare
GOBD reprezintă principiile pentru păstrarea și stocarea corectă a registrelor, înregistrărilor și documentelor în format electronic, precum și pentru accesul la date.
- Nu trebuie să fie posibilă manipularea unui document de factură electronică.
- Facturile electronice trebuie să fie stocate în condiții de siguranță.
- Facturile trebuie să fie stocate în întregime.
Contextul GOBD este reprezentat de îngrijorarea autorităților fiscale că societățile nu declară vânzările în totalitate, ci le fac “la negru”. În cazul în care facturile sunt manipulate sau șterse, statul pierde încasări din impozitul pe vânzări și din impozitul pe venit. Facturile pe care le creați cu ajutorul unui software nu prezintă probleme în ceea ce privește GOBD, dacă software-ul are o certificare GOBD. Situația este diferită în cazul facturilor create cu Word sau Excel.
2.2 Reguli pentru anularea facturii
Aceste norme sunt o consecință a GOBD. În cazul în care o factură este anulată după ce a fost emisă, aceasta trebuie să fie păstrată cu mențiunea “anulare”. Ar trebui să fiți întotdeauna în măsură să justificați anularea, mai ales dacă FISC-ul solicită acest lucru. Numărul noii facturi trebuie să se raporteze la cel al facturii anulate.
2.3 Cerințe de păstrare
Facturile, inclusiv cele stocate electronic, trebuie păstrate de către un antreprenor timp de 10 ani și trebuie să poată fi prezentate fără întreruperi în cazul unui control fiscal.
2.4 Eliberarea retroactivă și termenul de prescripție
În principiu, puteți trimite facturi până la 3 ani de la prestarea serviciului. Factorul decisiv este ca cererea de plată a facturii să fie justificată. În general, recomandăm emiterea facturilor imediat după ce serviciile au fost prestate. Dreptul la plată se prescrie, de asemenea, după 3 ani, dacă antreprenorul uită să trimită o somație pentru o factură neachitată. Și în acest caz, vă recomandăm să scrieți din timp o somație de plată sau o scrisoare de atenționare.
2.5 Reguli pentru facturile în format electronic
Puteți crea și trimite orice tip de factură în format electronic. În sens restrictiv, facturile electronice pot fi citite automat. Aceasta înseamnă că o factură electronică conține un cod care poate fi citit de un software. Facturile electronice nu mai au nevoie de o semnătură digitală.
2.6 Facturi electronice cu citire automată (ZUGFerd)
Atunci când fac afaceri cu autoritățile și ministerele, întreprinzătorii trebuie deja să redacteze facturi electronice care pot fi citite automat. Factura ZUGFeRD este deosebit de practică. În acest caz, codul care poate fi citit automat este stocat într-un PDF. Începând cu 20.11.2020, clienții publici așteaptă facturi care pot fi citite automat. Formatele posibile sunt ZUGFeRD sau X-invoice.
Responses