Fie că este vorba de un târg comercial, de un eveniment de lansare sau de celebrarea unei nunți – dacă doriți să fiți sigur că un eveniment va fi un succes, vă place să lăsați organizarea în seama profesioniștilor. Aici intră în joc agențiile de evenimente. Aceștia își consiliază clienții cu privire la conținutul evenimentelor lor, se ocupă de planificarea resurselor și a timpului și asigură o punere în scenă perfectă.

Dacă vă gândiți să vă înființați propria agenție de evenimente, aveți șanse mari de reușită. Afacerea cu evenimente este în plină expansiune. Urcă-te în tren și transformă-ți visele în realitate.

Cerințe personale
Nu ai nevoie de o educație specifică pentru a înființa o agenție de evenimente. O multitudine de idei, talent organizatoric și contacte bune – asta este ceea ce contează cu adevărat în industrie.

Cu toate acestea, o formare ca manager de evenimente sau o formare profesională suplimentară certificată vă poate facilita cu siguranță începutul. Mulți potențiali clienți consideră că acesta este un argument convingător, mai ales dacă nu aveți referințe.

În orice caz, este o idee bună să fi avut o experiență practică înainte de a înființa o agenție de evenimente, fie că este vorba de un loc de muncă cu jumătate de normă, fie că este vorba de un stagiu de practică. Doar atunci puteți evalua în ce vă implicați și dacă acest loc de muncă vi se potrivește cu adevărat.

În calitate de fondator al unei agenții, nu sunteți responsabil doar de activitatea de bază – organizarea de evenimente – ci și de menținerea în funcțiune a propriei afaceri. Contabilitate, impozite, marketing, legislație – totul se adună. De aceea, nu trebuie să aveți doar cunoștințe tehnice, ci și cunoștințe de bază în domeniul managementului afacerilor. Dar nu vă faceți griji, nu trebuie să excelați în toate domeniile. Sunt suficiente cunoștințe de bază solide, combinate cu dorința de a se ocupa de aceste sarcini antreprenoriale. Dacă observați lacune, le puteți deschide prin intermediul seminariilor de inițiere, al unor ghiduri bune sau al ofertelor platformei de inițiere. De asemenea, puteți căuta în mod special parteneri de afaceri care să vă completeze perfect cu competențele lor. Ca o echipă, puteți apoi să agitați piața cu o putere concentrată.

Ce altceva este important? Bune abilități interpersonale și nervi puternici. Chiar și sub presiunea timpului, trebuie să păstrați o imagine de ansamblu și să vă asigurați că fiecare eveniment este un succes în mijlocul haosului.

Cerințe formale
Cerințele formale și juridice pentru înființarea unei agenții de evenimente sunt minime. Nu aveți nevoie de un certificat specific sau de o licență de operare. Este necesară doar o autorizație comercială. Puteți obține unul, contra unei taxe mici, de la Biroul de Licențe Comerciale, imediat ce v-ați înregistrat afacerea acolo.

Biroul de licențe comerciale va informa biroul fiscal și Camera de Comerț și Industrie cu privire la înregistrarea dumneavoastră. La scurt timp după aceea, veți primi un chestionar de la biroul fiscal pentru înregistrarea fiscală, care se referă la aspectele fiscale ale start-up-ului dumneavoastră (forma juridică, previziunile privind cifra de afaceri etc.). IHK va fi bucuroasă să vă accepte ca membru. Calitatea de membru este obligatorie pentru dumneavoastră, ca și pentru toți comercianții.

Planul de afaceri
Un plan de afaceri vă ajută să vă organizați gândurile și să vă structurați ideea de afacere. Acoperă toate subiectele importante legate de înființarea dumneavoastră. Acesta începe cu alegerea locației și trece prin orientarea ofertei dumneavoastră până la cerințele de capital și finanțare. Toate capitolele sunt rezumate în modelul nostru gratuit de plan de afaceri.

Cu un plan de afaceri coerent, puteți convinge potențialii finanțatori sau parteneri de afaceri de ideea dumneavoastră de afaceri. Dar nu uitați că îl scrieți în primul rând pentru dumneavoastră, pentru a putea evalua dacă proiectul dumneavoastră poate fi implementat cu succes din punct de vedere economic.

Analiza pieței
O componentă centrală a planului dumneavoastră de afaceri este analiza de piață. Acesta vă ajută să identificați riscurile legate de demararea afacerii și să evaluați potențialul pieței.

Înainte de a începe, trebuie să definiți piața pe care doriți să intrați: din punct de vedere geografic (internațional, național, regional), în funcție de grupul țintă (clienți privați sau de afaceri) și de sector/serviciu. Acest lucru ușurează analiza și vă împiedică să vă împotmoliți iremediabil.

Informațiile despre ceea ce se întâmplă pe piață sunt furnizate de statisticile și rapoartele sectoriale pe care le puteți obține de la asociații, bănci sau de la Camera de Comerț și Industrie. Cercetați cât de mare este piața (adică cât de mare este cifra de afaceri se realizează acolo), cum s-a dezvoltat în ultimii ani și ce schimbări sunt prevăzute.

Nu uitați să completați cifrele cu declarații personale ale clienților dumneavoastră ideali. Discutați cu ei despre ideile lor, explicați-le oferta dumneavoastră și sintetizați feedback-ul lor pentru planul dumneavoastră de afaceri.

Dacă aveți deja cereri inițiale sau chiar comenzi pentru agenția dvs. de evenimente, ar trebui să menționați acest lucru în planul dvs. de afaceri. De aici puteți deduce nu numai cererea pentru serviciile dumneavoastră, ci și de ce vă va alege clientela dumneavoastră dintre toți.

În ceea ce privește concurența, o privire pe internet este utilă. Acolo veți găsi informații esențiale despre concurenții dumneavoastră. Câte dintre ele există, care sunt principalele lor obiective, care sunt grupurile țintă și care sunt prețurile lor? Aceasta este, de exemplu, una dintre întrebările pe care vi le puteți pune în contextul unei analize a concurenței. Cu toate acestea, veți obține informații deosebit de valoroase pe această temă și în cadrul conversațiilor personale – atunci când faceți networking. Sunați la agențiile de evenimente stabilite și stabiliți contacte cu colegii dvs. de la târgurile comerciale și de la întâlnirile din industrie. Veți constata că majoritatea oamenilor sunt bucuroși să vorbească despre profesia lor și sunt dispuși să împărtășească cu ceilalți bogăția lor de experiență.

Ofertă: Găsește-ți nișa
După ce ați adunat suficiente informații despre cererea și oferta de pe piața evenimentelor vizate, următoarea sarcină este să vă găsiți nișa: Cum puteți folosi aceste informații pentru a dezvolta un profil care să permită agenției dumneavoastră de evenimente să își mențină locul pe piață pe termen lung?

Întrebările centrale în acest context sunt:

Ce puteți face pentru a vă inspira clienții?
Ce poți face mai bine decât ceilalți?
Ce te face să te deosebești de ei?
Ce este special la oferta dumneavoastră?

Nu are prea mult sens ca o agenție de evenimente tânără să vrea să organizeze orice, de la petreceri de ziua de naștere a copiilor pirat la târguri comerciale internaționale. Este mai bine să te specializezi într-un singur domeniu al organizării de evenimente și să devii foarte bun la el. Acest lucru vă va ușura munca (mai multă rutină) și va ușura alegerea clienților dumneavoastră. Dacă v-ați făcut un nume ca specialist pentru un anumit tip de eveniment, veți fi chemat atunci când se planifică un eveniment.

Este normal ca specializarea dvs. să se clarifice în timp sau să se schimbe pe măsură ce se dezvoltă relațiile cu clienții. Cu toate acestea, este util să aveți o idee aproximativă a direcției pe care doriți să o luați încă de la început. În acest fel, puteți crea un concept “coerent” și puteți dezvolta o identitate corporativă care să se potrivească valorilor și nișei dumneavoastră.

Ar trebui să decideți cât mai devreme posibil dacă preferați să vă ocupați de clienți privați sau de clienți de afaceri. Dincolo de această decizie inițială, aveți multe alte oportunități de a vă face un nume:

Ca agenție de evenimente pentru anumite tipuri de evenimente (ceremonii de nuntă pe apă, târguri durabile etc.).
Ca agenție de evenimente pentru sectoare individuale (gastronomie, turism, tehnologie etc.)
Ca agenție de evenimente pentru anumiți clienți corporativi (conglomerate globale, întreprinderi mijlocii, întreprinderi mici).
Ca agenție de evenimente pentru o anumită regiune (“Specialiștii pentru evenimente de afaceri în Berlin și în împrejurimi”).
Sau puteți decide în mod deliberat să oferiți doar anumite subservicii individuale de organizare a evenimentelor (de exemplu, doar logistică, doar consultanță sau doar conceperea programului). Accesul exclusiv la locații neobișnuite sau contactele cu artiști renumiți pot fi, de asemenea, un punct de vânzare unic pentru agenția dumneavoastră de evenimente. O locație interesantă cu tot felul de artiști poate fi, de exemplu, un circ.

Stabilirea prețurilor
Stabilirea prețului serviciilor agenției de evenimente nu este ușoară. Vă recomandăm să o abordați în trei etape:

Cunoașteți prețul minim
În primul rând, întrebați-vă cât ar trebui să le cereți clienților dumneavoastră pentru a trăi din agenția dumneavoastră de evenimente. Câți bani ar trebui să câștigați pe lună, pe zi sau pe oră pentru a vă acoperi costurile?

Comparați cu prețurile pieței
Apoi comparați prețurile minime cu cele practicate în mod obișnuit. Dacă prețurile de acoperire a costurilor se situează în jurul valorii de mijloc sau chiar mai jos, totul este în regulă. Dacă acestea sunt mult peste medie, ar trebui să încercați să vă reduceți costurile.

Evaluați-vă propunerea de valoare
Numai dacă propunerea dvs. unică de vânzare este suficient de puternică puteți percepe prețuri peste medie. Pentru a afla acest lucru, ar trebui să vă gândiți la beneficiile pe care serviciul dvs. le aduce clientelei dvs. și la modul în care poate fi măsurată valoarea acestora.
Al treilea pas este cel mai important în calcularea prețurilor, celelalte două fiind doar orientative. Clienților dvs. nu le pasă care sunt costurile dvs. Iar dacă sunt dispuși să plătească prețurile dumneavoastră, nu contează ce practică concurenții dumneavoastră. Singurul argument care funcționează cu adevărat este răspunsul la întrebarea: Ce câștigă clienții tăi dacă te angajează? Și cât valorează acest avantaj pentru ei?

Indiferent de suma specifică, se pot concepe diferite modele de prețuri: De exemplu, puteți să percepeți o taxă pe oră sau pe zi, să percepeți un anumit procent din costurile totale (de exemplu, 15% din costurile evenimentului) sau să stabiliți o taxă fixă pentru proiect. Prețurile diferite pentru clienți diferiți sunt, de asemenea, în regulă – atâta timp cât rezultatul final este corect.

Ce formă juridică se potrivește unei agenții de evenimente?
Care este forma juridică cea mai potrivită pentru compania dumneavoastră depinde, printre altele, de aceste întrebări:

Vă instalați singur sau în echipă?
Doriți să vă limitați răspunderea personală sau nu?
De cât capital de pornire dispuneți?
Cu cât de multă muncă administrativă puteți trăi?
O formă juridică populară pentru agențiile de evenimente este întreprinderea individuală, deoarece este foarte simplu și ieftin de înființat.

În momentul în care mai multe persoane își unesc forțele pentru a forma o agenție, se creează automat un parteneriat de drept civil (GbR). Nu este obligatorie, dar este recomandabilă întocmirea unui contract de parteneriat scris care să reglementeze relația dintre parteneri.

Constituirea unei societăți cu răspundere limitată (GmbH) este ceva mai complicată. Acest lucru nu este posibil fără un notar. Pe de altă parte, răspunderea personală poate fi limitată în acest mod. O GmbH trebuie să fie înscrisă în registrul comerțului și este supusă obligației de a întocmi conturi. Acest lucru presupune costuri pentru consultanță fiscală în fiecare an.

O alternativă la GmbH este Unternehmergesellschaft (societate cu răspundere limitată). Capitalul minim este de doar un euro. Capitalul social este salvat din profiturile viitoare până când se atinge suma de 25 000 EUR și UG poate fi transformată într-o GmbH “normală”.

În cazul în care nu sunteți sigur în ceea ce privește alegerea formei juridice, solicitați consiliere profesională. Am dezvoltat un instrument de formulare juridică care vă va ajuta să găsiți forma juridică potrivită pentru dumneavoastră. Dar nu o luați razna: puteți schimba din nou forma juridică și mai târziu.

Cât costă înființarea unei agenții de evenimente?
În comparație cu alte start-up-uri, o agenție de evenimente poate fi înființată cu foarte puțini bani. Practic, nici măcar nu aveți nevoie de un birou. Un computer, un smartphone și o agendă de adrese stufoasă sunt suficiente.

Cu toate acestea, nu trebuie să începeți în întuneric. Numai dacă vă cunoașteți costurile puteți estima dacă ideea dumneavoastră de afacere este fezabilă din punct de vedere economic. Scrieți toate lucrurile pe care veți cheltui bani, de la un software de gestionare a proiectelor la o mașină de serviciu sau un scaun de birou. Apoi cercetați cât vă așteptați să cheltuiți pentru fiecare element de pe listă.

Pentru planul dumneavoastră de afaceri, este utilă și împărțirea costurilor în trei categorii:

Costurile de pornire și investițiile includ toate cheltuielile suportate în faza de pregătire, de exemplu, pentru formare profesională, documentație, taxe de agent imobiliar, onorarii, dar și pentru echipamentul tehnic al biroului, eventuale renovări sau pentru noul site web.
Costurile fixe includ toate cheltuielile care sunt suportate independent de cifra de afaceri. Chiria, electricitatea, asigurarea, costurile de marketing sau cheltuielile de trai sunt exemple tipice.
Costurile variabile cresc și scad odată cu cifra de afaceri. Acestea pot fi, de exemplu, costuri de deplasare, servicii externe sau consumabile.

Finanțare
Odată ce știți ce costuri veți suporta, vă puteți ocupa de problema finanțării. De unde veți face rost de banii de care aveți nevoie pentru a vă înființa agenția de evenimente?

Nu uitați că, în primele câteva luni, veniturile dvs. nu vor fi, probabil, suficiente pentru a vă acoperi costurile de funcționare. Pentru a vă putea plăti facturile în această perioadă, veți avea nevoie de rezerve. Aceștia pot proveni din economiile dvs. sau poate fi nevoie să împrumutați bani suplimentari.

Împrumuturile reprezintă una dintre cele mai frecvente modalități de finanțare a întreprinderilor nou-înființate în Germania. În plus, statul a lansat diverse programe de sprijin pentru a crește numărul de start-up-uri. Acestea oferă finanțare sub formă de împrumuturi avantajoase, subvenții sau garanții.

Logistică și rețele
Pentru a organiza evenimente la scară largă, aveți nevoie de o mulțime de echipamente și de personal. Cu toate acestea, nu are sens să vă aprovizionați cu bănci de bere, corturi și mese de bar pentru orice eventualitate și să angajați personal permanent pentru a avea grijă de oaspeți și a-i distra. Sarcina agenției dumneavoastră de evenimente este mai degrabă de a oferi toate acestea, după cum este necesar. Trebuie să aveți relații bune cu firmele de închiriere de corturi, cu furnizorii, cu firmele de construcții de standuri, cu firmele de catering, cu artiștii etc.

Este recomandabil să începeți să vă construiți o rețea înainte de a începe să lucrați pe cont propriu și să continuați această activitate în mod sistematic mai târziu. Adevăratul capital al agenției dumneavoastră de evenimente constă într-un grup de companii partenere de încredere, care lucrează eficient cu dumneavoastră și care, uneori, sunt dispuse să îndeplinească și cereri speciale.

Nu prea are sens ca o agenție de evenimente tânără să vrea să organizeze orice, de la o petrecere de aniversare a unui copil pirat până la un târg comercial internațional.

Marketing
Mai ales la început, va trebui să faceți multă publicitate pentru a vă face cunoscut și pentru a obține primele comenzi. Odată ce afacerea dvs. a luat avânt, veți putea să vă bazați din ce în ce mai mult pe recomandări și pe clienții repetați.

Înainte de a începe să faceți marketing, trebuie să vă cunoașteți clar grupul țintă. Folosiți mediile de comunicare care sunt populare printre clienții dumneavoastră pentru a evidenția beneficiile speciale pe care le oferiți.

Cheia marketingului este un site web al companiei care se potrivește cu identitatea corporativă și care identifică rapid ceea ce reprezintă agenția dumneavoastră de evenimente. Merită să investiți nu numai într-un design profesionist, ci și în diverse măsuri de optimizare a motoarelor de căutare (SEO) și de marketing pentru motoarele de căutare (SEA). În acest fel, vă puteți crește vizibilitatea pe web și puteți ajunge printre primele rezultate ale motoarelor de căutare pentru căutările corespunzătoare.

Desigur, rețelele de socializare sunt, de asemenea, o modalitate bună de a vă pune în valoare abilitățile organizatorice și creativitatea. Un cont de afaceri pe diferitele platforme poate fi creat rapid și, de obicei, nu costă nimic. Aici puteți posta fotografii, videoclipuri sau rapoarte despre evenimentele pe care le-ați organizat (desigur, după consultarea clienților respectivi!) și puteți atrage atenția asupra ofertei dumneavoastră.

Deoarece recomandările sunt extrem de importante în industria dvs., nu ar trebui să vă abțineți să cereți clienților mulțumiți recenzii despre serviciile dvs. Le puteți publica pe site-ul dvs. și pe diferitele canale de socializare.

Nici mediile tipărite clasice nu sunt încă depășite. Fluturașii atractivi, plasați în locurile potrivite, precum și anunțurile din revistele de specialitate sau din presa locală pot atrage noi clienți către oferta dumneavoastră.

Pe lângă achiziția de clienți, trebuie să vă gândiți și la modul în care vă puteți păstra clienții existenți. De exemplu, nu uitați să vă contactați clienții anteriori pentru a vedea dacă mai au nevoie de serviciile dumneavoastră. Poate că le puteți oferi condiții speciale.

Oricare ar fi strategia dvs. de marketing: Rămâneți flexibili și încercați diferite modalități. Verificați succesul fiecărei măsuri și apoi concentrați-vă pe ceea ce este cel mai eficient. Acest lucru vă va economisi resurse valoroase.

Personal pentru agenția dumneavoastră de evenimente
Pentru ca un eveniment să fie un succes, aveți nevoie de multe ajutoare în perioada premergătoare. Rareori este posibil să vă ocupați singuri de toate sarcinile implicate, de la planificarea bugetului până la proiectarea invitațiilor. Cu toate acestea, înainte de a crea o echipă care să acopere toate competențele necesare, ar trebui – dacă este posibil – să vă bazați pe externalizare. Mai ales în faza inițială. Astfel, costurile cu personalul sunt reduse și vă păstrați flexibilitatea. În cazul în care puteți prevedea că venitul va curge în mod regulat și că situația comenzilor va evolua în mod pozitiv, mai aveți timp să angajați personal permanent pentru a vă sprijini.

Asigurare
Asigurările joacă un rol central în industria evenimentelor. Deși veți face tot posibilul pentru a vă asigura că fiecare eveniment se desfășoară fără probleme, accidentele sau daunele provocate de furtună nu pot fi evitate complet. Un invitat se împiedică de un cablu și își rupe piciorul, echipamentul scump se strică în ploaie sau un eveniment trebuie anulat – în astfel de cazuri, ar trebui să fiți acoperit. Dacă agenția dvs. de evenimente poate fi trasă la răspundere în cazuri individuale și, în caz afirmativ, pentru ce, depinde de cine acționează în calitate de organizator al unui eveniment. Această întrebare ar trebui clarificată dincolo de orice dubiu și menționată în contracte înainte de a accepta o misiune.

Indiferent de acest lucru, ar trebui să încheiați cu siguranță o asigurare de răspundere civilă, care, la fel ca și asigurarea de răspundere civilă privată, acoperă daunele cauzate de compania dvs. unor terțe părți. În cazul în care dumneavoastră sau cineva din echipa dumneavoastră provoacă daune unei alte persoane, această asigurare intră în joc. În același timp, aceasta își asumă sarcina de a examina și, dacă este necesar, de a apăra cererile de despăgubire formulate de terți împotriva companiei dumneavoastră – este, așadar, o asigurare pasivă de protecție juridică.

Nu se poate răspunde în termeni generali la întrebarea dacă aveți nevoie de o “adevărată” asigurare de protecție juridică în afară de aceasta și ce alte riscuri ar trebui să acoperiți. Acest lucru depinde, printre altele, de serviciile pe care le oferiți și de cât de mare ar fi riscul respectiv. Dacă aveți îndoieli, solicitați consiliere independentă și discutați cu conducerea altor agenții de evenimente.

În orice caz, este esențial să vă înregistrați agenția de evenimente la asociația de asigurare de răspundere civilă a angajatorilor relevantă. Asociațiile de asigurare de răspundere civilă a angajatorilor sunt organismele responsabile pentru asigurarea obligatorie de accidente în Germania.

Concluzie
Dacă vă place să organizați și să creați momente magice cu idei creative și dacă visați să vă faceți propria afacere, atunci înființarea unei agenții de evenimente este exact ceea ce vă trebuie. Ceea ce vă trebuie mai presus de toate sunt abilitățile de organizare, nervii tari și o rețea largă de contacte.

Sarcinile care vă stau în față sunt variate și provocatoare: să preluați dorințele clienților, să dezvoltați concepte extraordinare, să le realizați fără accidente, la timp și în limitele bugetului – și, în același timp, să vă asigurați că portofoliile de comenzi sunt pline și că munca dvs. este profitabilă. Dar nu este nevoie să vă panicați: Cu un plan de afaceri bun, vă puteți pregăti pentru aceste provocări, iar multe lucruri care par complicate la început vă vor fi ușor de înțeles mai târziu.

Important este să formulați din timp o ofertă care să vă entuziasmeze clientela și care să facă din agenția dumneavoastră de evenimente una unică. Atunci vei fi capabil să te impui în industria evenimentelor, aflată în creștere!