Contabilitatea creanțelor: Ce este?

Departamentul de creanțe al unei companii face parte din departamentul de contabilitate financiară și se ocupă de creanțele deschise de la clienți sau parteneri de afaceri.

Client înseamnă debitor; de exemplu, un client care mai are de achitat o factură deschisă. Un cont de client este creat pentru fiecare client nou atunci când este plasată prima comandă. Soldul acestui cont se varsă în postul de bilanț “Creanțe comerciale”.

Sarcini ale contabilității creanțelor

Pe lângă verificarea și contabilizarea facturilor, contabilitatea creanțelor poate include, de asemenea, procesarea reclamațiilor, a notelor de credit sau, de exemplu, monitorizarea plăților eșalonate acordate. În plus, departamentul de creanțe verifică riscul debitorului și solvabilitatea clienților.

Contabilitatea creanțelor este, prin urmare, un subdomeniu al gestionării creanțelor. Pentru a asigura lichiditatea unei companii, gestionarea creanțelor are ca scop menținerea la un nivel cât mai scăzut a neplăților.

Contrapartida creanțelor este reprezentată de conturile de plătit. Aici sunt gestionate facturile pe care compania trebuie să le plătească. În special în întreprinderile mici, aceste sarcini contabile – și multe altele – sunt de obicei îndeplinite de un singur angajat.

Cu toate că aceste persoane polivalente sunt, de obicei, bine pregătite pentru numeroasele cerințe contabile de bază ale unei întreprinderi mici, ele își ating adesea limitele atunci când vine vorba de detalii organizatorice și juridice. De aceea, este cu atât mai important pentru dumneavoastră, ca antreprenor, să sprijiniți angajatul cu un proces clar structurat de gestionare a creanțelor și să îl familiarizați cu cerințele necesare pentru contabilitatea creanțelor.

Contabilitatea creanțelor ca parte a gestionării creanțelor

În calitate de antreprenor, trebuie să vă asigurați că există întotdeauna suficiente lichidități. O piatră de temelie importantă a planificării lichidităților este gestionarea eficientă a creanțelor. Numai dacă știți când, în ce sumă și cu ce probabilitate (rata de neplată) vor fi plătite facturile puteți achiziționa materiale sau bunuri, plăti salarii sau planifica serios investițiile.

În practică, gestionarea creanțelor este deseori numită pur și simplu “dunning”. Adesea, angajații din departamentul de creanțe nu numai că colectează informații importante despre clienți (cum ar fi comportamentul de plată al acestora), dar se ocupă direct și de procesul de reclamație.

Dacă doriți să stabiliți un sistem funcțional de gestionare a creanțelor în cadrul companiei dumneavoastră, primul pas ar trebui să fie încercarea de a preveni neplata și întârzierile la plată. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este de a lua măsuri de precauție legale în avans. Iată câteva exemple:

• Formularea unor TCG-uri precise
• Rredactarea contractelor într-o manieră sigură din punct de vedere juridic
• Emiterea de facturi corecte

Cum se stabilește un management eficient al creanțelor ca parte a contabilității creanțelor

În funcție de relația cu clientul, contabilii de creanțe pot folosi diferite opțiuni pentru procedura de reclamare.

Procedură scrisă, în trei etape, de recuperare a creanțelor

Cea mai răspândită variantă în practica contabilă a creanțelor este procedura scrisă, în trei pași, de reclamare.

• În prima scrisoare de atenționare, debitorul ar trebui să fie informat în mod politicos cu privire la datoria neachitată, la termenul de plată convenit inițial și la un termen de plată.
• În cazul în care prima somație nu a avut succes, debitorului ar trebui să i se acorde un nou termen în a doua somație și, după expirarea acestui termen, să fie informat cu privire la o procedură obligatorie. Acest lucru înseamnă că, în cazul neplății, datoria va fi transmisă de la departamentul de creanțe la un consilier juridic și totul se va încheia cu o procedură de reclamație legală.
• În cazul în care debitorul nu și-a achitat datoriile nici după expirarea termenului pentru a doua procedură de urmărire, se recomandă transmiterea directă a datoriei către un consilier juridic sau o agenție de recuperare a creanțelor.

Procedură orală de reclamare

În principiu, memento-urile pot fi transmise și verbal. De exemplu, puteți contacta personal debitorul la data scadenței. În cazul în care nu se efectuează nicio plată, după câteva zile (maximum cinci) se trimite o singură scrisoare de atenționare, care conține deja un termen limită cu dobânzi de întârziere și amenințarea cu o procedură de urmărire juridică.

Derecunoașterea plăților încasate în contabilitatea creanțelor
În cazul în care clientul plătește creanțele restante, acestea sunt înregistrate în mod corespunzător în contul său de client. Iar elementul deschis este eliminat din lista elementelor deschise.

În cazul clienților care au avut deseori probleme cu comportamentul de plată, este recomandabil să se solicite plata în avans pe viitor.